Hvorfor I har brug for en

Datatilsynet ser flere brud på persondatasikkerheden, fordi medarbejdere skriver arbejdsrelaterede personoplysninger ind i AI-værktøjer uden arbejdsgiverens viden. Tilsynet anbefaler, at arbejdspladsen fastsætter regler for, om og hvordan værktøjerne må bruges. Samtidig kræver artikel 4 i EU's AI-forordning, at virksomheder, der bruger AI, støtter medarbejdernes AI-færdigheder. En kort politik dækker begge dele. Læs om artikel 4.

Skabelonen

1. Formål og omfang

Politikken gælder alle ansatte, vikarer og konsulenter, der bruger AI på [virksomhedens] vegne.

2. Godkendte værktøjer

  • Kun disse værktøjer må bruges til arbejdsopgaver: [fx Microsoft 365 Copilot og ChatGPT Business med firmakonto]. Nye værktøjer godkendes af [ansvarlig].
  • Gratis og private AI-konti må ikke bruges til arbejdsdata.

3. Data, der aldrig må indtastes

  • CPR-numre, helbredsoplysninger og andre følsomme personoplysninger, oplysninger om børn, adgangskoder og nøgler, forretningshemmeligheder og kundedata, der er markeret fortrolige.
  • Er du i tvivl, så lad være, eller fjern navne og andre oplysninger, der kan identificere personer, først.

4. Personoplysninger og GDPR

  • Personoplysninger må kun behandles i værktøjer, hvor [virksomheden] har en databehandleraftale, og hvor træning på vores data er slået fra.
  • Brug kun de oplysninger, opgaven kræver.

Datatilsynet gør opmærksom på, at udbyderen i nogle tilfælde kan bruge oplysningerne, selv om træning er slået fra. Læs derfor udbyderens vilkår, før værktøjet godkendes.

5. Fortrolighed og sikkerhed

  • Kontrakter, tilbud og kildekode fra kunder må kun indsættes, hvis kunden har accepteret det.
  • Vær ekstra opmærksom på svindelmails. AI gør dem mere troværdige.

6. Et menneske godkender

  • Alt, der er lavet med AI og sendes til kunder eller bruges i beslutninger, læses og faktatjekkes af en medarbejder, som står inde for det.
  • AI må ikke alene træffe afgørelser om ansatte eller kunder.

7. Gennemsigtighed over for kunder

  • En chatbot på vores hjemmeside oplyser tydeligt, at man skriver med AI.
  • Billeder, lyd og video, der er lavet eller ændret med AI og viser virkelige personer eller hændelser, mærkes som AI-genererede.

Reglerne om gennemsigtighed i artikel 50 i AI-forordningen gælder fra 2. august 2026.

8. Konti og licenser

  • AI-værktøjer bruges kun med firmakonti, som [IT eller ansvarlig] opretter. Kontoen lukkes, når medarbejderen stopper.
  • Vilkår om datalagring, træning og overførsel til lande uden for EU gennemgås, før et værktøj tages i brug.

9. Ansvar og kontaktperson

  • [Navn eller rolle] ejer politikken og listen over godkendte værktøjer. Spørgsmål rettes hertil.
  • Har du indtastet personoplysninger ved en fejl, så sig det straks til [kontaktperson]. Det kan være et brud på persondatasikkerheden, som skal vurderes og eventuelt anmeldes til Datatilsynet inden for 72 timer.

10. AI-færdigheder

  • Nye medarbejdere gennemgår politikken og en kort vejledning om fejl i AI-svar, data og sikkerhed, når de starter.
  • Vi har en intern vejledning med eksempler på god og forbudt brug og opdaterer den, når vi tager nye værktøjer i brug.
  • Vi noterer, hvem der har modtaget politik og vejledning.

11. Opgaver, AI passer til

  • AI må bruges til udkast, opsummeringer og idéer.
  • AI må ikke bruges til juridisk eller økonomisk rådgivning af kunder uden faglig kontrol eller til at vurdere ansøgere.

12. Gennemgang

Politikken gennemgås mindst én gang om året og ved nye værktøjer eller lovændringer. Næste gennemgang: [dato].

Tekster i [klammer] erstatter I med jeres egne navne og datoer. Knappen kopierer skabelonen som ren tekst uden forklaringerne.

Næste skridt

Tilpas skabelonen, få ledelsen til at godkende den, og gennemgå den med medarbejderne. Har I brug for hjælp til at vælge værktøjer og sætte dem sikkert op, kan I læse om AI-politik og AI-forordningen og sikker AI-opsætning.

Skabelonen er et udgangspunkt og ikke juridisk rådgivning. Kilder: Datatilsynet om AI-værktøjer og Datatilsynet om personoplysninger i AI-værktøjer.